Optimisez votre gestion avec Notion et l'automatisation no-code : retour de l'OM Summit

Office managers : des cas concrets sur Notion, automatisation no-code et IA !

L'OM Summit, c'est un événement annuel dédié aux office managers (les responsables de la gestion opérationnelle et administrative des entreprises) et aux assistant·es de direction. Cette année, j'ai eu la chance d'y animer deux ateliers : un sur Notion, l'autre sur les automatisations no-code et les usages IA au quotidien.

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Je vais vous en dire un mot - mais l'objectif de cet article, c'est surtout de vous donner de la matière à partir de cas réels. Des exemples concrets d'utilisation de Notion et d'automatisation no-code. Des choses qui se font aujourd'hui, dans de vraies boîtes, par des gens qui ne sont pas développeur·ses.

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Pour que vous puissiez vous en inspirer, ou les partager autour de vous à des collègues ou à votre direction.

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Et en plus, on vous illustre ça avec deux captations vidéo artisanales (mais intelligibles et complètes) de ces deux interventions !

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Ce que j'ai présenté dans les deux ateliers

‍Dans le premier atelier, j'ai présenté l'outil Notion - ses grands principes, comment s'en servir pour construire des espaces collaboratifs tout-en-un et personnalisés, et pourquoi c'est en train de devenir, selon moi, la suite bureautique du futur.

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Notamment parce que l'IA intégrée permet par exemple désormais de retrouver n'importe quelle information en quelques secondes, sans se battre avec une barre de recherche. Et parce que Notion absorbe progressivement des briques comme le mail et le calendrier. On en parle d'ailleurs plus en détail dans cet article sur les fonctionnalités d’IA, et dans cet article pour Notion Mail et Notion Calendar.

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Dans le deuxième atelier, j'ai présenté six niveaux de maturité dans l'usage de l'IA et du no-code - du simple chatbot jusqu'à la création d'agents IA (des programmes qui prennent des décisions par eux-mêmes) en passant par les automatisations no-code. L'idée : montrer qu'il existe un chemin progressif, accessible, et qu'on n'a pas besoin de tout maîtriser d'un coup. Si vous voulez comprendre les vraies différences entre automatisation, IA et agent IA, on a un article qui démêle tout ça.

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Mais ce qui a fini de nourrir la salle, ce sont les cas concrets qu'ont partagé mes co-intervenant·es.

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Cas d'usage Notion pour les office managers - avec Ksenia Eckly

Ksenia est assistante de direction chez Saguez & Partners, une agence de design qui compte entre 100 et 150 collaborateur·ices. En s'appuyant sur des outils no-code - Notion en tête - elle a décroché une double casquette de responsable efficacité digitale. Autrement dit, elle a élargi son périmètre de compétences en prenant les devants. Voici quelques-uns des cas d'usage qu'elle a présentés.

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🤩 Et pour illustrer le propos ci-dessous, Ksenia a même partagé ses pages Notion de démo, que vous pouvez trouver ici.

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Remplacer les carnets de tâches papier

‍L'entreprise travaillait avec des “carnets noirs” physiques  - ces petits cahiers Moleskine qu'on trimballe partout - ****pour la gestion des tâches. Les problèmes :

• risque de perte

• réécriture quotidienne des tâches (~15 minutes par jour)

• pas de place pour les infos complémentaires

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La solution : gestion des tâches dans Notion, avec des propriétés personnalisables (deadlines, fichiers joints, commentaires datés).

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Les tâches cochées disparaissent de la vue filtrée, mais restent accessibles. Utilisable en solo ou en collaboratif, avec passage partage de tâches entre collègues.

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Organiser un séminaire de 100 personnes avec Notion

Pour un séminaire d'abord à 30, puis à 100 personnes, Ksenia a mis en place plusieurs briques imbriquées dans Notion :

• Quiz dans le train : un formulaire externe intégré en aperçu dans Notion, avec un classement en temps réel partagé aux participant·es

• Répartition des groupes : une vue kanban (un tableau visuel à déplacer en glisser-déposer) avec les collaborateur·ices en cartes, déplaçables pour mixer les équipes

• Espace collaboratif par groupe : une zone privée pour la réflexion, et une zone synchronisée visible en temps réel par la direction

• Suivi du budget hôtels : un tableau avec recalcul automatique du total selon les cases cochées, et le détail des échanges dans chaque ligne

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Et pour convaincre la direction de valider Rotterdam comme destination : une simple page Notion avec photos, articles de presse et estimation budgétaire. C'est le résultat obtenu eEn quelques heures, au lieu d'un gros dossier avec plein de documents !

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Gérer le “Secret Santa” sans couacs

Le Secret Santa, c'est ce rituel d'échange de cadeaux anonymes entre collègues, souvent organisé en fin d'année, à l’approche de Noël.

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Avant : deux listes papier sur deux parties du plateau, suivi à deux personnes, risques d'oubli.

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Avec Notion : une vue filtrée qui n'affiche que les collègues qui ont déposé leur ticket et n'ont pas encore tiré. Et un moyen discret de repérer celles et ceux qui ne participent pas - et donc d'identifier d'éventuels signaux faibles.

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Automatisation no-code et IA au quotidien - avec Charles Buzeyne, de Comet

Charles est Chief Digital Officer (directeur·rice du numérique) chez Comet Meetings, une solution d'espaces événementiels avec dix lieux à Paris, Bruxelles et Madrid. Il dirige un pôle digital de six personnes dont la mission est de faciliter la vie des équipes terrain.

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Et il a mis en place lui-même, sans être informaticien, plusieurs automatisations no-code qui ont changé concrètement le quotidien de ses équipes.

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Numériser les questionnaires papier avec l'IA : 6h gagnées par jour

Les équipes remplissaient manuellement les retours clients dans le CRM. Chronophage, fastidieux, source d'erreurs.

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La solution : une reconnaissance automatique de caractères - l'OCR (une technologie qui lit et retranscrit du texte depuis une image ou un scan) - via ChatGPT. Le process :

• les collaborateur·ices scannent simplement les feuilles à la photocopieuse

• l'IA extrait et structure les données automatiquement

• une correction manuelle reste possible avant validation

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Le résultat : environ 6 heures gagnées par jour, soit presque un équivalent temps plein.

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“Grognon” : détecter et traiter les avis négatifs automatiquement

Quand un questionnaire contient un retour négatif avec les coordonnées du client, une alerte est envoyée automatiquement dans le canal Slack du responsable de site, via Zapier (un outil d'automatisation no-code).

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L’objectif : rappeler proactivement le client mécontent avant que ça ne dégénère. Simple, mais redoutablement efficace pour la relation client.

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Et le nom de cette automatisation est brillant. Elle s'appelle “Grognon” 😄

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Remonter les problèmes terrain en un emoji

Un·e collaborateur·ice repère un problème - une ampoule grillée, une patère cassée - et poste une photo dans un canal Slack dédié. En réagissant avec un emoji spécifique :

• une carte de tâche est automatiquement créée dans Notion

• avec la photo, le contexte et les dates

• le manager peut suivre les délais de résolution sans courir après l'information

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Créer un inventaire matériel avec QR codes, sans développeur·se

Une interface sur-mesuremaison permet de sélectionner du matériel (vidéoprojecteurs, enceintes...) et d'imprimer des QR codes à coller dessus. En scannant un équipement, on retrouve immédiatement son origine et sa localisation. Zéro développeur·se impliqué·e dans la création de cet outil.

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Ce que ces cas d'usage ont en commun

Aucun de ces exemples ne nécessite d'avoir fait une école d'ingénieur·e.

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Et aucun ne demande de tout mettre en place d'un coup.

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Ce sont des briques, posées une par une, par des gens dont le métier n'est pas le numérique - mais qui ont décidé de prendre en main des outils no-code, accessibles pour résoudre des irritants concrets.

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C'est exactement ce qu'on essaie de montrer chez Contournement depuis le début : que le no-code et l'IA ne sont pas réservés aux profils techniques. Et que le bon point de départ, c'est toujours un problème du quotidien qu'on a envie de résoudre au lieu de lene plus subir.

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À retenir : les points clés

• Gestion des tâches : Notion permet de centraliser et suivre les tâches au quotidien (ex : remplacer les carnets papier)

• Organisation de projets : Notion permet de piloter événements et projets dans un seul espace (ex : organiser un séminaire, gérer groupes et budget)

• Aide à la décision : Notion permet de créer rapidement des supports clairs pour décider (ex : proposer une destination avec budget)

• Automatisation des processus internes : Notion permet de simplifier et automatiser des workflows du quotidien (ex : organisation de Secret Santa, remontée d’incidents terrain → tâches)

• Gestion des ressources et des données : Notion permet de structurer et suivre les informations clés (ex : inventaire matériel, gestion questionnaires)

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Vous avez été inspiré·e par ces cas concrets et vous vous demandez par où commencer ? Chez Contournement, on forme précisément les équipes qui veulent passer à l'action - sur Notion, sur les automatisations no-code, sur l'IA - sans jargon, sans prérequis technique, et avec des cas d'usage adaptés à votre métier. Deux options s'offrent à vous :

• Notre catalogue de formations (idéal pour former en entreprise, avec des formats sur-mesure possibles), et notamment des formations 100% Notion (journée de prise en main, e-learning)
• Contournement Université, notre offre à l'abonnement avec des tarifs accessibles aux particuliers

Et bonne nouvelle : toutes ces formations sont finançables (CPF, OPCO, etc.). N'hésitez surtout pas à nous contacter !

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