Notion AI : comment ça change la donne chez nous depuis quelques mois

Allez, tant qu'à vous avoir parlé de Notion hors ligne, qui m'a beaucoup aidé cet été, je vais vous faire un petit point sur notre usage de Notion AI, qui va  maintenant qu'on en a une pratique plus mature.

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Certain·es d'entre vous ont certainement pu être surpris·es du fait qu'on n'ait pas encore vraiment creusé le sujet. Alors qu'on l'a fait pour Airtable avec cet article sur Airtable AI.

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Premier avertissement : les usages sont complètement différents et Notion AI a vraiment fait de gros progrès cette dernière année. Et depuis qu'on a fait le choix de s'y abonner, ça change littéralement notre vie !

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Entre la prise de note automatique en temps réel directement au bon endroit, la recherche intelligente dans votre espace, et autres générations de documents en un simple prompt, il y a vraiment de quoi gagner des dizaines d’heures par semaine au niveau de son équipe - et de quoi se soulager de gros quintaux de charge mentale.

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La prise de notes en live : un game changer

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En effet, la principale fonctionnalité qu'on utilise, c'est la prise de notes en temps réel.

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Le principe est simple : vous êtes dans une page ⇒ vous lancez la prise de notes avec Notion AI ⇒ ça retranscrit tout ce que vous vous dites en direct là où vous êtes, au bon endroit.

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Et ça fonctionne que vous soyez en visio ou en présentiel : ça retranscrit tous les propos de tous les interlocuteurs. Seul inconvénient : ça n’identifie pas les interlocuteurs individuellement, ce qui peut parfois être pratique.

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Bref : concrètement, vous n'avez plus besoin d'aller chercher les informations dans un retranscripteur de réunion externe, de faire des copier-coller fastidieux... Si vous parlez de tel sujet, ça enregistre, ça retranscrit, et quand vous l'arrêtez, ça retranscrit directement au bon endroit, devant vos yeux - ****avec la retranscription intégrale ET un résumé simple et efficace.

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Déjà, rien que ça ! Au-delà du fait que ça simplifie et évite les copier-coller, ça fait qu'on est sûr de tout avoir au bon endroit. Et ça renforce vraiment ce rôle de "deuxième cerveau" que Notion joue : à partir du moment où on a parlé de tel sujet et qu'on l'a enregistré dans Notion, on sait qu'on pourra retrouver l'information.

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💡 Par contre, petit rappel important (car on voit trop souvent cette bonne pratique oubliée) : comme avec tout outil de prise de notes automatique par IA, il faut bien penser à demander le consentement de tout le monde avant de lancer l'enregistrement.

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La recherche par IA : fini les galères de retrouvage

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Le corollaire de cette prise de notes, c'est la recherche par IA de Notion.

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Vous connaissez le problème : "Je sais qu'on avait noté telle info concernant ce qu'on doit faire au deuxième semestre, mais c'est éparpillé à plusieurs endroits, et je ne sais plus exactement comment s'appelle la page..."

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Même si la recherche classique de Notion est super pratique (accessible d'un simple Cmd/Ctrl + P) et plutôt bien faite, elle n'est pas idéale. D'autant que personne n'a vraiment un espace Notion rangé au millimètre près - surtout quand on a beaucoup d'infos à traiter au quotidien.

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Là, la recherche par IA résout vraiment ce problème.

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Je peux taper une phrase du genre : "Trouve-moi toutes les actions et évolutions qu'on a évoquées concernant les évolutions du site web de Contournement.", et Notion va s'exécuter en me listant tout ça.

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Avec à chaque fois le lien direct vers les différentes pages concernées - et un petit aperçu au survol, ce qui permet de consulter les choses efficacement, sans même quitter la page de résultats.

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Bien sûr, tout ceci n'est pas encore parfait et c'est encore en cours d'amélioration, mais ça fait vraiment de plus en plus le job.

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Le combo gagnant : plus bordélique, mais plus efficace (mais gare aux dérives)

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Cela présente un avantage - qui peut cependant alimenter une dérive.

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La prise de notes par IA combinée à la recherche par IA fait qu'on peut se permettre d'être un peu plus "bordéliques", tout en étant plus exhaustifs.

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En mode “Allez : on lance la prise de note par IA**,** et même si on traite plusieurs sujets en digressant, c'est pas grave. On aura 95% de chances de trouver la bonne info en quelques minutes maximum grâce à la recherche par IA”.

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Deux écueils à garder en tête, pour éviter les pièges.  :

1. Ne pas négliger le souci de bien ranger les choses, et continuer à faire attention à avoir une architecture un minimum organisée et consistante
2. Éviter la sur-dépendance : à force d'avoir trop d'informations, attention à ne pas faire confiance qu'à ce deuxième cerveau, tout en surchargeant votre premier cerveau (celui qui est dans votre crâne), sans plus arriver à me souvenir des choses directement. Gare à la surcharge mentale.

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Les autres usages qu'on explore

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Parmi les fonctionnalités qu'on utilise moins mais qu'on va creuser davantage :

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• Amélioration de texte à la volée : sélectionner un texte et demander directement d'en faire les points essentiels en bullet points, mieux structurer le contenu pour le rendre plus lisible, etc.

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• Génération de contenu : comme on le ferait avec ChatGPT, mais directement dans Notion, directement à l’endroit où on veut.

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• Utilisation des blocs d'IA - notamment via des automatisations : via Zapier ou autres outils, on est en train de construire des petits systèmes qu'on vous partagera bientôt. Ça permet, à partir de sources de données extérieures, de générer du contenu directement dans Notion au bon endroit.

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• Création de pages structurées : demander à Notion AI de créer une page de reporting sur différentes actions d'acquisition par exemple. L'outil va générer une page avec des blocs, tableaux, catégories... qui fournissent une excellente base de travail.

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Et le rapport coût/bénéfice, dans tout ça ?

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Notion AI a un coût : le forfait Business à 19,50€ par personne par mois).

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Mais sincèrement, quand on voit le temps que ça nous fait gagner - et surtout la tranquillité d'esprit et l'abaissement de charge mentale que ça fournit -, chez Contournement, on peut affirmer que ça vaut vraiment le coût !

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Pour conclure

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Entre Notion hors ligne et Notion AI, je pense que vous avez de quoi faire pour travailler plus efficacement en cette rentrée ! Ce qui est en train de se passer dans cet outil - et dans la bureautique de nouvelle génération plus globalement - n'est vraiment pas anodin.

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C'est maintenant qu'il faut s'y mettre, prendre les bonnes habitudes, et explorer les possibilités car il y a plein de choses certainement exceptionnelles auxquel·es on ne pense même pas.

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Et bien sûr, si vous voulez prendre en main les fondamentaux de Notion pour pouvoir utiliser tout ça, [notre formation est accessible ici] ou via l'abonnement à [Contournement Université].

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