Comment Notion Mail et Notion Calendar m’ont permis de remplacer (encore) plusieurs outils et gagner en productivité

Comment j'ai (encore) divisé le nombre d'outils que j'utilise grâce à Notion Mail et Notion Calendar

Déjà, il y a quelques années, je vous avais raconté comment, quand Contournement est passé à fond sur Notion en 2021, on avait pu :

‍

• drastiquement réduire - quasiment à zéro - notre usage de Google Docs et Google Drive

• fermer nos comptes sur plusieurs outils (par exemple Trello).

‍

Dernièrement, avec les notes d'IA directement intégrées dans Notion, ça nous a aussi permis de remplacer des outils comme tl;dv ou Fireflies.

‍

Et récemment, plusieurs d'entre nous dans l'équipe ont décidé de franchir le cap de Notion Mail et Notion Calendar.

‍

Ce n'est pas ici une liste exhaustive de toutes les fonctionnalités que Notion Mail et Calendar  proposent - mais bien des principales qui m'ont convaincu, et que j'utilise ou que je compte bien utiliser à fond.

‍

Et en préambule : je précise que Notion, Notion Mail et Notion Calendar sont trois applis très interconnectées, mais trois applis différentes.

‍

‍

Notion Mail : ce qui m'a plu

‍

Dès la première utilisation : une interface qui donne envie

‍

Au premier contact, deux choses m'ont plu.

‍

D'abord, on retrouve le côté épuré et minimaliste de Notion - très lisible, très aéré - et ça fait du bien aux yeux et à la tête.

‍

Ensuite, j'ai testé différents outils de gestion d'emails modernes au fil des années, comme Polymail ou Front. Et j'adore quand un outil vous invite à utiliser des raccourcis en les affichant au survol de certains éléments (et que ces raccourcis sont simples à utiliser). Pour moi, c'est toujours un très bon signe : ça veut dire que l'équipe qui a conçu l'outil a pensé à l'expérience utilisateur·rice sur la durée, pas seulement à l'onboarding.

‍

‍

Des filtres puissants, une logique de base de données

Il y a un truc que Notion fait très bien, à l'instar d'Airtable : vous simplifier la vie pour créer des filtres sur vos bases de données. Et bien, là, c'est appliqué aux emails. Vous pouvez faire des filtres très visuels et très puissants.

‍

On peut d'ailleurs également demander à l'IA de nous générer des filtres qu’elle détermine elle-même - mais pour le moment, ça, on n'a pas testé.

‍

‍

Et vous pouvez carrément créer des vues personnalisées sous vos labels classiques, pour consulter en un clic certains mails filtrés de manière très précise.

‍

‍

Au-delà des filtres, on peut appliquer tout un tas d'autres opérations sur ses emails, comme on le ferait sur une base de données Notion :

• grouper

• ajouter des catégories

• définir finement ce qui se passe lorsqu'on survole un email

‍

‍

Et bien sûr, il y a quelque chose qui va avec : c'est le fait de pouvoir ajouter des propriétés directement à un email, comme on le ferait dans une base de données

‍

‍

‍

La gestion des pièces jointes : enfin une logique simple et pratique !

La recherche dans Notion Mail est particulièrement bien faite - et particulièrement appréciable.

‍

Mais ce que j'aime autant, c'est qu'on accède très simplement à un aperçu de la liste des pièces jointes qui se sont accumulées au fil d'une longue conversation.

‍

‍

Et lorsqu'on clique dessus, on peut naviguer entre les différentes pièces jointes via un petit menu qui affiche leur format - ainsi que leurs titres lorsqu'on les survole.

‍

‍

C'est vraiment super pratique quand on a de longues conversations où on ne s'y retrouve plus entre les pièces jointes.

‍

‍

Proposer des créneaux directement depuis un email

Un truc que je trouve vraiment fou : quand vous écrivez un email à quelqu'un, vous pouvez directement proposer des créneaux dans le mail via une interface de calendrier très bien faite. C'est le bouton "Insérer vos disponibilités".

‍

‍

Ces créneaux s'affichent ensuite dans votre calendrier jusqu'à ce que la personne en réserve un. Plus besoin de se mettre des blocs optionnels pour bloquer des temps proposés !

‍

‍

Je n'avais jamais vu d'outil qui résolvait ça aussi élégamment.

‍

‍

Les rappels "si aucune réponse"

Un truc très pratique aussi : on peut programmer un rappel sur un email envoyé, pour être notifié·e si la personne n'a pas répondu au bout d'un certain temps. C'est le genre de fonctionnalité qui évite de perdre des suivis importants dans la masse des emails.

‍

‍

J'utilisais Boomerang for Gmail pour ça depuis des années - et franchement, je n'avais jamais trouvé quelque chose qui me donne pleinement satisfaction. D'autres outils proposent cette fonctionnalité, mais soit c'est trop complexe, soit ça s'intègre mal dans le flux de travail quotidien.

‍

‍

La recherche : bien, mais pas encore au niveau de Notion IA

La recherche dans Notion Mail est bien faite : quand on cherche un terme, les résultats sont précis et exacts. Ça me va.

‍

Cela dit, dommage de ne pas pouvoir formuler des demandes en langage naturel comme avec Notion IA, comme si on interrogeait un collègue de vive voix - ça ferait gagner en précision. On en parlait dans cet article.

‍

Mais il y a une bonne solution de contournement : en synchronisant ses emails avec une base de données Notion (ce qui est possible, et ouvre la voie à plein d'usages intéressants), on peut ensuite passer par Notion IA pour faire des recherches bien plus fines, . C'est un peu moins immédiat, mais ça ouvre des possibilités nettement plus puissantes.

‍

‍

Transformer un email en tâche, en événement, ou en entrée de base de données

L'un des gros avantages en termes de centralisation : je peux transformer un email en tâche, en événement ou tout autre élément de base de données dans Notion, en quelques clics.

‍

‍

‍

L'agent pour rédiger des emails en allant chercher dans Notion

Quelque chose d'extrêmement puissant : on peut utiliser l'agent pour rédiger des mails et l'inviter à aller chercher des informations directement dans une page ou une base de données Notion.

‍

Voici un exemple où je fais appel à l'agent pour rédiger l'email, et lui demande d'aller chercher un contenu à synthétiser et insérer, à partir de mon espace Notion. Le tout dicté à l'oral en 4 secondes avec Wispr Flow, bien sûr 😉

‍

‍

Voici le résultat :

‍

‍

Par contre, j'ai l'impression que ça ne marche pas encore très bien pour aller chercher dans les bases de données - même si ça marche très bien pour aller chercher dans les pages.

‍

‍

Agent inbox Zéro

Et il y a aussi la fonctionnalité "Inbox zero, always" - un agent dédié à l'organisation automatique de votre boîte. Je n'ai pas encore eu l'occasion de creuser, mais ça mérite clairement un test.

‍

‍

‍

Notion Calendar : j'y trouve quelques avantages sympas aussi

Pour le coup, j'ai moins de choses à en dire, mais rien que le fait de pouvoir centraliser dans une seule suite est un gros avantage.

‍

Et l'interface très épurée fait du bien aussi côté calendrier !

‍

La connexion et la synchronisation avec mon Google Calendar - et tous les paramètres qu'il y avait dedans - étaient super fluides. En quelques clics, c'était fait.

‍

Un énorme point fort : pouvoir centraliser des calendriers classiques, mais aussi des calendriers Notion. Nos “Evénements ponctuels transverses” peuvent s'afficher directement, alors qu'ils vivent à la base dans une base de données Notion.

‍

‍

Je ne l'ai pas encore fait, mais je pense bientôt centraliser toutes mes tâches qui ont une date dans Notion Calendar aussi, et pouvoir les afficher ou les désafficher sur mon calendrier selon les besoins.

‍

Et dans ce cadre, l’un des usages les plus puissants de Notion Calendar est sans doute la possibilité de connecter directement ses bases de données Notion pour les afficher sous forme de calendrier.

‍

Concrètement, toute base de données qui contient une propriété de type "Date" peut être reliée au calendrier et affichée comme une vue à part entière.

‍

Voici par exemple les bases de données de l'espace Contournement que Yacine a connectées : Projets, Suivi des congés, Tâches, Événements ponctuels transverses.

‍

‍

En quelques clics, elles s'affichent directement dans le calendrier, aux côtés des événements classiques et on peut les activer ou désactiver selon les besoins du moment.

‍

Sinon, un autre élément bien pratique : lorsqu'on lance un transcript dans Notion et qu'on a un rendez-vous à ce moment-là, le titre du transcript est automatiquement celui de l'événement en cours. Plus besoin de le renommer.

‍

Par contre, je n'ai pas l'impression qu'on puisse vraiment synchroniser les événements avec une base de données Notion comme on peut le faire avec les emails - ce qui limite certains usages, mais franchement, ce n'est pas très grave.

‍

Et même retour que sur Notion Mail concernant la recherche, sauf que là je n'ai pas l'impression qu'on puisse synchroniser les événements avec une base de données.

‍

‍

En résumé : une suite bureautique du futur ?

On ne peut que vous inviter à tester ces outils, qui représentent selon nous de bonnes chances d'être l’une des principales suites bureautiques du futur - centralisée, super interconnectée, super paramétrable, et avec de l’IA omniprésente.

‍

Ces solutions ne proposent pas des millions d'options, mais elles se concentrent sur les fonctionnalités les plus pratiques, et récompensent bien celles et ceux qui les explorent sérieusement.

‍

A la clef : des dizaines d'heures par mois économisées, des kilomètres de navigation en moins, des centaines de clics évités, beaucoup d'allègement de charge mentale, une meilleure organisation au quotidien, et une productivité clairement optimisée.

‍

{encadré}

À retenir : les points clés

📬 Notion Mail

• Suivi des actions plus fiable → grâce à la transformation des emails en tâches ou événements
• Zéro oubli de relance → grâce aux rappels automatiques en cas de non-réponse
• Organisation de rendez-vous plus rapide → grâce à la proposition de créneaux directement dans les emails
• Recherche de documents facilitée → grâce à l’accès centralisé et lisible aux pièces jointes
• Rédaction d’emails plus rapide et pertinente → grâce à l’IA connectée aux contenus Notion

📅 Notion Calendar

• Vision globale du planning améliorée → grâce à la centralisation des calendriers (Google + Notion)
• Meilleure coordination des activités → grâce à l’affichage des événements issus de bases Notion
• Pilotage des tâches facilité → grâce à l’intégration des tâches datées dans le calendrier
• Lecture du planning plus agréable → grâce à une interface claire et épurée
• Moins de tâches manuelles → grâce aux automatisations (ex : nommage automatique des transcripts)

{/encadré}

‍

{encadré}

Vous utilisez Notion au quotidien, mais vous sentez que vous n’utilisez que 20% du potentiel de cet outildes possibilités ? C'est peut-être le bon moment pour vous former. Si vous voulez structurer votre usage de Notion - ou former vos équipes à en tirer vraiment parti - vous pouvez regarder du côté :

• de notre catalogue de formations (notamment pour former en entreprise)
• de notre offre à l'abonnement : Contournement Université (avec des tarifs accessibles aux particuliers)

Et bonne nouvelle : notre formation Notion est désormais finançable par le CPF ! Toutes nos formations sont également finançables via OPCO. N'hésitez surtout pas à nous contacter !

{/encadré}

‍