"Ce n'est pas parce qu'il y a des gens qui nettoient la rue qu'il faut tout jeter par terre"

"Ce n'est pas parce qu'il y a des gens qui nettoient la rue qu'il faut tout jeter par terre"

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En septembre dernier, on était en séminaire annuel à Lille avec toute l'équipe de Contournement. Comme à chaque fois, on en profitait pour prendre du recul sur ce qu'on fait - et pour se demander si on est toujours au bon endroit pour fournir à notre communauté une vision et des savoir-faire pertinents, pour le présent et le futur.

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Et forcément, nous nous sommes posé beaucoup de questions autour de l'IA et ses transformations, mais aussi autour des évolutions des outils du no-code - et plus globalement de la bureautique, et des nouveaux usages quotidiens de travail de bureau qui sont en train d'émerger sous nos yeux.

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Et ça nous a amenés à réfléchir à une problématique clef : est-ce que la performance croissante de l’IA dans les suites bureautiques risque de nous enlever des aptitudes et compétences, spécifiquement concernant la gestion de l’informations et des données ?

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Notre recommandation habituelle : structurer d'abord, automatiser ensuite

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L'une de nos recommandations fréquentes, c'est de ne pas céder à l'effet "magique" de l'IA.

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Beaucoup de gens se disent : "c'est bon, on branche l'IA à tous nos outils de gestion de l’entreprise (Notion, Google Drive, Slack, etc.), et quand on les lui demandera, elle trouvera forcément les infos dans notre système, dans notre infrastructure, dans nos documents,".

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Mais chez Contournement on insiste sur le fait qu'il est essentiel de d'abord bien structurer les choses.

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Par exemple : bien mettre les documents à la bonne place dans son espace de travail - que ce soit dans Google Suite, Microsoft 365 ou tout autre outil, peu importe. C'est seulement comme ça que des IA pourront vraiment bien trouver la bonne info et écrire les bonnes choses aux bons endroits, à partir d'un assistant ou d'un agent.

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Notre formateur Tony écrivait récemment cet article qui approfondit sur ce sujet.

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Et on écrivait aussi il y a quelques temps cet article sur le fait que la recherche par IA de Notion (ainsi que sa capacité à ranger les réunions directement au bon endroit) pouvaient avoir une dérive : nous inviter à ne pas se prendre la tête sur où on range les choses.

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Et c'est précisément de ce dernier que j'aimerais vous parler de manière plus approfondie aujourd'hui.

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Mais les IA deviennent vraiment puissantes...

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On s'est en effet posé la question : est-ce que notre conseil tient toujours la route ? Est-il toujours nécessaire de tout bien structurer pour que l'IA donne des résultats performants et pertinents ?

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Parce que quand on regarde bien, même si tout n’est pas bien structuré, les IA sont de plus en plus puissantes pour donner quand même de bons résultats.

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Par exemple, chez Contournement, notre Notion est globalement assez bien structuré, mais il y a quand même beaucoup d'héritage d’avant. Il y a des nombreuses pages et bases de données qu’on n'a pas vraiment nettoyées depuis 2020.

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Et pourtant, quand j'utilise la recherche par IA dans Notion, elle me fait un compte-rendu tellement clair que globalement je m'y retrouve. Alors qu'avec juste la recherche classique, je ne trouvais pas.

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Conclusion : j'ai de plus en plus souvent l'impression que l'IA devient assez puissante pour rendre moins justifié le fait d'avoir un espace bien propre, bien en ordre, etc.

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Tout en tenant compte du fait que nous n'avons pas non plus des millions de pages, bien sûr, contrairement à d'autres structures.

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L'avenir : des gens de plus en plus bordéliques ?

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Du coup, on était en train de se dire qu'un avenir probable de l'IA, c'était que les gens deviennent de plus en plus bordéliques.

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Pourquoi ? Parce qu'ils savent qu’ils vont retrouver ce qu'ils ont écrit, ce qu'ils ont noté, ce qu'ils ont fait transcrire, etc. Les IA étant plus performantes, ils savent qu'ils vont ré-accéder à l'info simplement sans se soucier de bien structurer. Donc ils ont moins besoin d'être attentifs à ça.

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Notre réflexe : résister à cette facilité

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L'un de nos réflexes a été de dire : “ouais, mais même si l'IA permet de plus en plus de faire ça, il faut quand même s'attacher à être ordonné·es”.

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On est en effet convaincu qu'il faut faire l'effort intellectuel de bien structurer où sont nos documents, où sont nos données, etc. Ne serait-ce que pour que ce soit clair dans nos têtes - et qu’on soit en mesure d’organiser cette clarté  ! Pour garder cette compétence de structuration par l'humain. Pour que notre cerveau ne devienne pas complètement assisté par IA (avec toute la dépendance que ça implique), et ne se laisse pas complètement aller sur ces champs là. Qu'on ne délègue pas tout.

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Aussi, parce que l'organisation de l'information c'est une chose. Mais son préalable, c’est l'organisation de la structure et des collaborations. Compliqué d’avoir une structure qui fonctionne, sinon.

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Et c'est là que j'ai sorti cette phrase : "Ce n'est pas parce qu'il y a des gens qui nettoient dans la rue qu'il faut tout jeter par terre."

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Une question de dépossession de compétences

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Et si je vous ressort cette expression ici, c'est parce que je trouve qu'elle met en lumière, simplement et efficacement, un parallèle qui touche à l'excès d’une délégation irréfléchie, à la passivité et au final à la dépossession, à la perte de maîtrise sur certaines compétences. Jusqu’à une forme d’indécence - envers soi-même, comme envers une certaine vision du genre humain.

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On pourrait également comparer ça au fait d'utiliser systématiquement Google Maps pour trouver le moindre chemin, au point d'en affaiblir notre sens de l'orientation.

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Pour ma part, je tâche de ne pas toujours l'utiliser. Quand je ne suis pas pressé, je localise ma destination, et je retiens de tête comment m'y orienter. Pour entraîner mon sens de l'orientation, et ne pas perdre ma capacité à me retrouver via une carte mentale.

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Et après, il y a d'autres phénomènes comparables historiquement, comme ne plus retenir les numéros de téléphone par cœur (avec les smartphones), ne plus savoir faire de calculs mentaux (avec les calculatrices omniprésentes), moins se soucier de l'orthographe (avec les correcteurs automatiques),etc.

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Et la bonne question se poser dans chaque cas, c'est : “au fond, est-ce vraiment problématique de perdre certaines capacités ? Et au final qu'est-ce qu'on gagne au change ? “. Car chacun de ces progrès nous a ouvert des perspectives inédites.

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Dans le cas de l'IA, voici quelques occurrences qu'on identifie comme plausibles à long terme :

• ne plus savoir résumer un texte soi-même - on demande systématiquement à l'IA de le faire au lieu d'entraîner notre capacité de synthèse (et son œil critique vis-à-vis de ce que l'IA nous livre)

• un corollaire assez proche : ne plus avoir le réflexe de prendre des notes - et ne plus savoir le faire bien, en identifiant les bonnes informations. Récemment nous avons eu le cas d'un junior qui n'avait pris aucune note lors d'un brief (et manque de bol, le preneur de note n'avait pas transcrit la réunion…

• ne plus exercer son esprit critique sur les sources - on fait confiance à l'IA pour vérifier l'info, au lieu de croiser et vérifier nous-mêmes

• ne plus prendre de vraies décisions, un minimum réfléchies et creusées - on consulte l'IA pour tout, même des micro-décisions (quel resto, quelle couleur, quel wording), au lieu d'exercer notre jugement

• ne plus mémoriser les process/procédures de son propre travail - on sait que l'IA nous les rappellera

• ne plus faire l'effort de formuler clairement sa pensée - on écrit vite et mal, puis on demande à l'IA de "rendre ça pro"

• ne plus apprendre les bonnes pratiques et fonctions avancées des outils qu'on utilise - on demande à l'IA de faire à notre place au lieu de monter en compétence. Par exemple pour générer une page structurée avec les bons blpcs dans Notion, ou pour créer les diapositives d'une présentation.

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Bref : l'IA, c'est génial parce qu'on peut en faire notre assistant·e. Mais il faut faire attention à ce qu'elle ne fasse pas de nous des fainéant·es de moins en moins compétents.

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On l'entend souvent, mais là je trouve que c'est un exemple très précis et très concret. Un point crucial qu'on ne voit pas forcément venir, et qui sera certainement à très grande échelle. Sur un sujet clef du travail de bureau contemporain : l'organisation, la structuration et l'exploitation de l'information et des données.

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Un phénomène qui va s'amplifier

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Il y a fort à parier que ça s'amplifie, avec :

• Le fait que Notion devienne de plus en plus le nouveau Google Suite

• Le fait que Gemini a fait de grands progrès récemment dans Google Suite

• Idem avec Copilot dans Microsoft 365

• Le fait qu'une partie de l'avenir chez OpenAI soit de permettre de centraliser des tâches et activités autour de ChatGPT, un peu comme une suite bureautique

• Le fait que de plus en plus d'outils intègrent la recherche et des actions par IA (les deux dernières qui m'ont bluffé étant Slack et Akiflow).

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Voilà, je voulais vous partager cette réflexion, et vous interpeller.

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À retenir : les points clés

• L'IA devient si puissante qu'elle permet de retrouver des informations même dans des espaces mal structurés, ce qui pourrait nous inciter à devenir moins rigoureux·ses dans l'organisation.

• Structurer et organiser ses informations reste essentiel, ne serait-ce que pour maintenir nos compétences cognitives et notre autonomie face à l'IA.

• "Ce n'est pas parce qu'il y a des gens qui nettoient la rue qu'il faut tout jeter par terre" : l'existence d'une technologie facilitante ne justifie pas d'abandonner nos bonnes pratiques.

• L'utilisation excessive de l'IA risque de nous faire perdre des compétences cruciales si on a le réflexe de la délégation trop facile : synthèse, prise de notes, esprit critique, mémorisation des processus, formulation claire de sa pensée.

• Comme pour Google Maps avec le sens de l'orientation, il faut doser l'usage de l'IA pour ne pas s'en rendre complètement dépendant·e.

• Avec l'intégration croissante de l'IA dans Notion, Google Suite et Microsoft 365, ce phénomène va s'amplifier dans nos environnements de travail quotidiens.

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Se former pour garder la maîtrise

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Justement, pour comprendre comment utiliser l'IA et les outils no-code de manière éclairée, sans perdre vos compétences fondamentales, nous vous accompagnons sur ces sujets chez Contournement. Nous mettons l'accent sur les méthodes et bonnes pratiques, pas seulement sur les outils.

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Pour vous former à l'IA, aux outils no-code, à la productivité moderne, ainsi qu'aux méthodes et bonnes pratiques qui les entourent, vous pouvez regarder du côté :

• de notre catalogue de formations (notamment pour former en entreprise)

• de notre offre à l'abonnement : Contournement Université (avec des tarifs accessibles aux particuliers)

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Et en plus, toutes ces formations sont finançables (CPF, OPCO, etc.). N'hésitez surtout pas à nous contacter !

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