En autonomie : IA et no-code pour les assistant·es et office managers

Avant de plonger dans les fonctionnalités avancées, il est essentiel de comprendre ce qui différencie une base de données relationnelle d'un simple tableur. Ce module pose les bases : vocabulaire, concepts fondamentaux, création de votre première base et de vos premières tables. On vous montre ensuite comment exploiter vos données avec les fonctionnalités essentielles, avant de découvrir les vues - l'une des grandes forces d'Airtable par rapport à Excel ou Google Sheets.

• Comprendre la différence entre tableur et base de données relationnelle
• Créer votre première base et vos premières tables
• Exploiter vos données avec les fonctionnalités essentielles
• Afficher vos données en vue calendrier, kanban, galerie...

‍

C'est souvent le point d'achoppement principal quand on apprend Airtable - et pourtant, c'est là que réside toute la puissance de l'outil. Ce module vous explique concrètement ce que signifie "base de données relationnelle" et comment lier vos tables entre elles de manière logique et efficace. Un exercice de mise en pratique vous permet de valider que c'est bien acquis.

• Comprendre le concept de relation entre tables
• Créer des liens entre vos données
• Mettre en pratique sur un cas concret

‍

Vous maîtrisez les bases ? Il est temps de passer à la vitesse supérieure. Ce module vous ouvre les portes des fonctionnalités avancées d'Airtable : les formules pour calculer et manipuler vos données, les lookups et rollups pour agréger des informations entre tables, les apps pour enrichir votre espace de travail, et enfin les bonnes pratiques pour utiliser Airtable à plusieurs sans friction.

• Écrire des formules pour automatiser vos calculs
• Exploiter les lookups et rollups pour croiser vos données
• Découvrir l'écosystème d'apps d'Airtable
• Travailler en collaboration de manière fluide et sécurisée

‍

Zapier est l'un des outils no-code les plus puissants pour connecter vos applications entre elles et automatiser vos tâches répétitives. Ce module vous emmène de la prise en main jusqu'aux automatisations complexes en plusieurs étapes. Vous découvrirez aussi les fonctionnalités plus récentes de la plateforme : stockage de données, création d'interfaces, et intégration de l'IA dans vos automatisations.

• Comprendre la logique des automatisations (triggers, actions)
• Créer vos premiers "zaps" sur des cas concrets
• Construire des automatisations avancées en plusieurs étapes
• Explorer les modules Tables, Interfaces et IA de Zapier

‍

Ce module vous donne les clés pour comprendre ce que sont vraiment les IA génératives - et surtout comment les utiliser efficacement au quotidien. On commence par démystifier le phénomène, avant d'entrer dans le vif du sujet : apprendre à rédiger des prompts efficaces, maîtriser ChatGPT en profondeur, et découvrir le panorama des grands modèles disponibles (Claude, Mistral, Gemini...).

• Comprendre le fonctionnement des IA génératives
• Maîtriser les techniques de prompting (contexte, frameworks, chaîne de pensées...)
• Configurer et personnaliser ChatGPT pour votre usage
• Créer vos propres assistants IA
• Découvrir et comparer les principaux LLMs du marché

‍

Notion est un outil flexible et puissant, mais cette flexibilité peut vite être déroutante quand on débute. Ce module pose les bases indispensables : les concepts fondamentaux, le vocabulaire, les blocs qui constituent toute page Notion, et les bases de données. On vous montre ensuite comment exploiter vos données grâce aux vues, pour toujours afficher vos informations de la manière la plus utile.

• Comprendre les principes fondamentaux de Notion
• Découvrir et utiliser les différents types de blocs
• Créer et structurer vos premières bases de données
• Exploiter vos données avec les vues (calendrier, kanban, galerie...)

‍

Vous avez les bases, il est temps d'aller plus loin. Ce module vous plonge dans les fonctionnalités qui font vraiment la puissance de Notion : les relations entre bases de données, les formules pour manipuler vos données, et les automatisations pour faire travailler Notion à votre place. Des exercices progressifs jalonnent le parcours pour que vous sortiez vraiment à l'aise avec ces sujets.

• Relier vos bases de données entre elles
• Écrire des formules pour enrichir vos données
• Automatiser des actions depuis Notion
• Connecter Notion à vos autres outils via Make ou Zapier

‍

C'est l'aboutissement du parcours Notion. Une fois toutes les compétences techniques acquises, vous apprendrez à concevoir de véritables espaces de travail structurés - ce que la communauté Notion appelle un "OS" (Operating System). On vous présente l'OS de Contournement comme cas d'étude, on intègre Notion AI dans votre pratique, et on termine par un grand challenge pour valider l'ensemble.

• Découvrir Notion AI et l'intégrer à votre quotidien
• Maîtriser la collaboration et les droits d'accès dans Notion
• Comprendre les grands principes de construction d'un OS
• Réaliser un projet complet en conditions réelles

‍

Modéliser ses processus, c'est la première étape pour pouvoir les optimiser - et les automatiser. Ce module vous apprend à cartographier vos processus de manière claire et structurée, avec des outils et des méthodes concrètes. Vous repartirez avec une méthode applicable immédiatement dans votre organisation, et les bases pour aller plus loin avec les swimlanes et les automatisations.

• Comprendre ce qu'est un processus et pourquoi le modéliser
• Apprendre à cartographier vos processus pas à pas
• Mettre en pratique sur un cas concret avec correction
• Découvrir les swimlanes pour les processus complexes

‍

Objectifs pédagogiques

Au terme de la formation, les stagiaires doivent être en mesure de mettre en application les compétences suivantes :

• Comprendre comment le no-code et l'IA peuvent transformer le quotidien d'un·e assistant·e ou office manager
• Créer et gérer ses propres bases de données sur Airtable et Notion (propriétés, vues, relations)
• Automatiser ses tâches répétitives grâce à Zapier
• Utiliser l'IA générative pour déléguer des tâches de rédaction, synthèse et mise en forme
• Cartographier et modéliser ses processus métiers pour mieux les optimiser

‍

La durée de la formation est de 8 jours (soit 56 heures) dont 37h d'explications et démonstrations, et 19h de mise en pratique.

Il n’y a pas de pré-requis de diplôme ou de qualification technique particulier. En revanche, les stagiaires doivent maîtriser des compétences numériques de base, notamment :

• Saisie au clavier
• Navigation sur Internet
• Maîtrise basique de services et plateformes grand public sur le web (création de compte, publication de contenus - post, offre, message, réinitialisation de mot de passe, etc.)
• Publication de contenus sur une plateforme
• Maîtrise de la visioconférence (partage d’écran notamment)

Tout·e professionnel·le en poste ou en reconversion dans les métiers de l'assistance, de l'assistance de direction, de l'office management ou du secrétariat - salarié·e, freelance ou en cours de formation.

Un test de positionnement est réalisé en amont de la formation afin de s’assurer que les objectifs pédagogiques de la formation correspondent au besoin du stagiaire et que le niveau des prérequis est suffisant.

La formation est dispensée en e-learning, selon un principe d’entrées et de sorties permanentes, permettant aux participant·e·s de démarrer la formation à tout moment, après validation de l’inscription, dans le respect des délais de rétractation applicables (14 jours en cas de financement individuel).

Le dispositif d’évaluation est composé d'un questionnaire, proposé en fin de session pour s’assurer de la bonne rétention des messages principaux de la formation. Il contiendra 10 questions, et les modalités de réussite en seront les suivantes : un score de 60% devra être atteint pour valider la formation.

Une attestation de réalisation est remise à chaque participant·e à l’issue de la formation.

Une attestation de réussite est remise aux participant·e·s  satisfaisant les critères de réussite de la formation.

Les stagiaires disposent d’un accès à une plateforme de formation en ligne dédiée, leur permettant :

• de lire et naviguer entre les contenus pédagogiques textuels ;
• de consulter des vidéos pédagogiques et des présentations ;
• d’accéder à des exercices de mise en pratique, ainsi qu’à leurs corrections ;
• de compléter des quiz d’évaluation permettant de suivre l’avancée de l’acquisition des compétences ;
• d’accéder à des liens vers des ressources externes complémentaires.

La plateforme intègre plusieurs dispositifs d’accompagnement assurés par un formateur dédié :

• les stagiaires peuvent poser des questions écrites directement sous chaque vidéo de formation. Le formateur dédié y répond dans un délai maximum de 48 heures ;
• les stagiaires peuvent également poser des questions via un outil de questions-réponses asynchrones par vidéo (VideoAsk).
  Cet outil permet aux stagiaires de formuler leurs questions sous forme textuelle, audio ou vidéo, et de réaliser des partages d’écran afin de présenter leurs manipulations ou problématiques.
  Le formateur dédié peut répondre à son tour sous forme écrite ou vidéo, avec possibilité de partage d’écran, afin d’illustrer les réponses et démonstrations techniques.

En complément de l’accompagnement asynchrone, les stagiaires ont accès à des sessions de mentorat collectif organisées chaque semaine.
Les formateurs se tiennent à disposition dans une salle de classe virtuelle ouverte, permettant aux stagiaires de se connecter librement pour poser leurs questions relatives à la formation.

Un courriel hebdomadaire est adressé aux stagiaires afin de leur rappeler les créneaux horaires de ces sessions de mentorat collectif.

Cette formation est ouverte au plus grand nombre, et notamment aux personnes en situation de handicap. Une attention particulière sera portée, dans le cadre du processus d'organisation des sessions, pour comprendre la nature de la situation de handicap et envisager les modalités d'adaptation ou de compensation les plus adéquates.

N’hésitez pas à nous indiquer les éventuelles situations de handicap de vos collaborateurs pour que nous en discutions, avec notre référent handicap, en toute confidentialité.