Comment Numeum a structuré l’usage de l’IA générative dans ses équipes : retour d’expérience

Cette semaine, on avait le plaisir d'interviewer Sylvain Julhes, de chez Numeum.

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Un retour d'expérience riche en enseignements sur comment la première organisation professionnelle du numérique (qui regroupe plus de 2 300 entreprises adhérentes) a commencé à adopter l'IA au sein de ses équipes et à en structurer l'usage.

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Doublé d'un retour d'expérience de ce qu'ils ont pensé de notre accompagnement et de notre formation sur le sujet. 😎

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En résumé :

• Une organisation de 40+ personnes qui a voulu homogénéiser des pratiques d'IA initialement disparates et masquées
• Une formation qui a permis de passer d'une utilisation spontanée à un usage maîtrisé, éthique et dépassant le simple prompting
• Des conseils pragmatiques : former d'abord, cadrer ensuite (et non l'inverse)

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Mais on vous laisse découvrir l'interview en intégralité en vidéo, ou l'article synthétique qu'on en a fait !

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Qui est Numeum et que font-ils ?

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Sylvain Julhes est responsable du pôle attractivité, compétences et emplois chez Numeum, le syndicat patronal du numérique en France. Une organisation qui pèse lourd : 80 à 90 % du chiffre d'affaires de l'écosystème numérique français et plus de 600 000 emplois concernés.

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Numeum regroupe une grande diversité d'acteurs : 90 % de TPE-PME, mais aussi les grands groupes qu'on connaît tous. ESN (ex-SSII), éditeurs de logiciels, ingénieur·es conseils en technologie... Une équipe d'une quarantaine de personnes (permanent·es et alternant·es) répartie sur tout le territoire, avec des profils très variés : affaires publiques, communication, tech, fonctions support, volet social RH...

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Bref, une belle organisation avec beaucoup de process, beaucoup d'informations à gérer, beaucoup de sollicitations répétitives.

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Exactement le genre de contexte où l'IA générative et le no-code peuvent faire toute la différence.

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Pourquoi former les équipes à l'IA générative ?

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Depuis l'avènement de ChatGPT fin 2022, Numeum a très rapidement voulu embarquer ses équipes sur l'IA générative. Et ce dès 2023.

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Le constat de départ ? Celui que font toutes les organisations : une utilisation masquée, intuitive, individuelle, avec des pratiques complètement hétérogènes. Certain·es utilisaient ChatGPT à titre personnel, d'autres testaient d'autres outils, certain·es n'utilisaient rien... Bref, un joyeux bazar.

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Comme l'explique Sylvain :

"On a constaté très rapidement une utilisation masquée, intuitive - ou en tout cas individuelle -, et avec des pratiques hétérogènes."

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Pour Sylvain, plusieurs motivations ont poussé Numeum à structurer l'usage de l'IA :

1. Homogénéiser les pratiques : éviter que chacun·e fasse dans son coin avec son outil sans vraiment savoir ce qu'il/elle fait
2. Acculturer les collaborateur·ices : Numeum représente et accompagne les entreprises du numérique sur ces enjeux d'innovation. Il fallait donc montrer l'exemple et être efficace sur le sujet
3. Professionnaliser les usages : passer d'une utilisation spontanée à quelque chose de plus éthique et maîtrisé, dépassant le simple prompting
4. Préparer les mutations métiers : dans un contexte de réorganisation interne, l'IA pouvait aider à absorber la charge de travail et à gagner en efficacité

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Comme le dit Sylvain :

"On avait des sollicitations répétitives, beaucoup de choses chronophages. Le process métier devait justement essayer d'absorber cette charge qui pouvait tous les jours être renouvelée sans que ce soit absorbé de manière efficiente."

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Comment sont-ils passés de l'usage spontané à l'usage structuré ?

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La démarche de Numeum s'est construite en plusieurs étapes.

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Étape 1 : Identifier les besoins

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Numeum a d'abord observé les pratiques existantes, même masquées. Certain·es utilisaient déjà l'IA de manière intuitive, mais sans vraiment de cadre ni de bonnes pratiques. L'objectif était de faire émerger ces usages pour mieux les structurer.

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Étape 2 : Former les équipes

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Plutôt que d'attendre d'avoir tout cadré avant de se lancer, Numeum a fait le choix pragmatique de former d'abord, cadrer ensuite. On y reviendra, c'est un conseil clé de Sylvain.

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La formation avec Contournement s'est déroulée en deux temps :

• Une formation initiale pour acculturer l'ensemble des équipes
• Une formation de perfectionnement quelques mois après, pour aller plus loin

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L'approche de Contournement était adaptée, car pratique et opérationnelle : pas de grands discours stratosphériques sur la géopolitique de l'IA entre la Chine et les États-Unis, mais du pragmatisme et des cas d'usage concrets adaptés au contexte de Numeum.

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Étape 3 : Structurer les pratiques

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Après la formation, Numeum a pu cadrer plus précisément l'usage de l'IA dans l'organisation :

• Choix d'outils communs (ChatGPT, Claude, Notion AI...)
• Mise en place de bonnes pratiques partagées
• Sensibilisation à l'authenticité dans l'utilisation de l'IA (notamment pour la création de contenu)

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Même si cela peut paraître contre-intuitif, se former un minimum sur des technologies pour bien comprendre leur potentiel et leurs limites, en les éprouvant par la pratique, et en prenant du recul, avec un peu de théorie bien périmétrée (notamment sur les bonnes pratiques et les points de vigilance), c'est la meilleure base pour potentialiser les bons choix.

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Quels outils utilisent-ils au quotidien ?

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Chez Numeum, plusieurs outils d'IA générative sont désormais utilisés au quotidien :

• ChatGPT : l'outil le plus populaire, utilisé pour de nombreux cas d'usage
• Claude : apprécié pour sa subtilité et la qualité de ses productions écrites
• Notion AI : intégré directement dans leur espace de travail collaboratif
• NotebookLM : un outil plus récent qui gagne en popularité dans l'équipe

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L'important n'était pas d'imposer un seul outil, mais de s'entendre sur une palette d'outils partagés qui fait consensus (ou au moins majorité) dans l'équipe.

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Quels sont les bénéfices concrets observés ?

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Quelques mois après la formation, les résultats sont au rendez-vous.

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• ‍Un gain de temps et d'efficacité

L'un des premiers bénéfices, c'est évidemment le gain de temps sur les tâches répétitives.

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Comme le rappelle Sylvain :

"Une heure passée sur une tâche, multipliée par 40 personnes, multipliée par toutes les semaines de l'année, ça fait énormément d'heures gagnées à la fin."

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• Une amélioration de la qualité des productions‍

L'IA permet aussi d'améliorer la qualité de certaines productions : rédaction de contenus, synthèses de réunions, préparation de présentations... À condition de bien l'utiliser et de garder son authenticité.

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D'ailleurs, Sylvain note avec satisfaction :

"Depuis la formation, beaucoup ont arrêté de faire des posts LinkedIn avec du ChatGPT 100 % copié-collé. La recherche d'authenticité est importante et Contournement nous a sensibilisé là-dessus."

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• ‍La montée en compétences des équipes

Au-delà de l'usage des outils, c'est toute la posture face à la technologie qui évolue. Les équipes sont plus à l'aise, plus autonomes, et surtout plus conscientes des bonnes pratiques et des limites de l'IA.

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Quelles sont les clés d'une adoption réussie de l'IA ?

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Fort de cette expérience, Sylvain partage plusieurs enseignements pour les organisations qui voudraient se lancer.

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1. Former d'abord, cadrer ensuite

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C'est LE conseil de Sylvain, qu'on répète à longueur de temps, même si de prime abord il peut paraître contre-intuitif :

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"Je conseillerais à une entreprise de ne pas attendre d'avoir tout cadré avant de se lancer. L'essentiel c'est d'expérimenter sur des cas d'usage simples, et après on structure les pratiques à travers la formation."

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Pourquoi ? Parce qu'il y a déjà des usages masqués dans les organisations. Mieux vaut les faire émerger, les accompagner, et ensuite seulement mettre en place un cadre adapté à la réalité du terrain.

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2. Privilégier le pragmatisme à la théorie

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Une formation efficace, c'est une formation qui est "pluguée avec le contexte" de l'organisation. Pas de grands discours académiques (on n'a rien contre, bien au contraire, mais ce n'est pas l'objectif dans ce genre de formation), mais des cas d'usage concrets, des évaluations adaptées, un accompagnement personnalisé.

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Avec quand même quelques temps de théorie bien conçue et ciblée, comme mentionné plus haut, notamment sur les bonnes pratiques, et la prise de recul sur certains points spécifiques (gouvernance, impact environnemental, sécurité, gestion des données, etc.)

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Comme le souligne Sylvain :

"Ce qui est intéressant, c'est que ce n'est jamais trop théorique ou trop académique, c'est toujours plugué avec notre contexte et nos exigences."

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Et côté Contournement, ça fait plaisir d'entendre ça, car on passe en effet beaucoup de temps à adapter les formations, pour que chaque demi-heure passée par les participants soit au plus proche de leur réalité.

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3. S'appuyer sur des expert·es externes si besoin

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Même sans direction informatique, il peut être utile de faire appel à un·e expert·e externe quelques heures par ci par là pour :

• Vérifier qu'il n'y a pas de trous dans la raquette
• Débloquer des situations complexes
• Construire des briques plus techniques
• S'assurer qu'il n'y a pas de risques (notamment en termes de sécurité et de confidentialité)

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L'idée, c'est de bien distinguer ce qu'on peut faire soi-même de ce qu'on doit déléguer.

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4. Embarquer progressivement l'ensemble des équipes

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L'adoption de l'IA ne se fait pas du jour au lendemain. Il faut y aller progressivement :

• Former les équipes sur les fondamentaux
• Laisser expérimenter et faire émerger des cas d'usage
• Revenir quelques mois après pour une formation de perfectionnement
• Continuer à s'adapter aux évolutions (qui sont très rapides dans l'IA !)

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Ce qu'ils ont pensé de l'accompagnement de Contournement

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On vous partage aussi avec plaisir le retour de Sylvain sur notre formation.

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Ce qui a été apprécié :

• La rigueur pédagogique : une formation bien structurée, avec un vrai fil rouge
• Le pragmatisme : des cas d'usage concrets, pas de théorie creuse
• La personnalisation : un "package customisé de bout en bout" adapté au contexte de Numeum
• L'évaluation adaptée : des exercices et évaluations qui correspondent vraiment aux besoins

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Comme le résume Sylvain :

"Il y avait vraiment un package proposé par Contournement qui était customisé de bout en bout et ça a été très apprécié par les collaborateurs."

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Et il ajoute :

"Merci à Contournement pour la rigueur d'abord de la pédagogie, et surtout la recherche du pragmatisme. "

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Ça nous fait évidemment très plaisir aussi d'avoir cet autre retour, parce qu'on se donne beaucoup de mal pour bien faire les choses. Car la formation ne s'improvise pas : ça se conçoit, se teste et s’améliore avec méthode et capacité à se mettre dans les baskets d’autrui.

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Et sans un processus d'amélioration continue qui prend son énergie dans chaque retour des participant·es, on tombe forcément à côté de la plaque sur une partie des séquences et des sessions.

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Quelles sont les prochaines étapes pour Numeum ?

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L'aventure ne s'arrête pas là pour Numeum. Plusieurs pistes sont envisagées pour la suite :

• Mise à jour sur les nouveautés : l'IA évolue très vite, il y a régulièrement de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux outils à découvrir (NotebookLM, les dernières versions de Claude, etc.)
• Automatisation avec le no-code : aller plus loin en automatisant les actions d'IA de bout en bout avec des outils comme Airtable, Zapier, Make, n8n...
• Approfondissement sur certains outils : Notion AI, les nouveaux modèles, les intégrations...

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Bref, le parcours continue, et c'est normal : le travail du futur, c'est un apprentissage continu !

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Les conseils et bonnes pratiques à retenir

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Pour résumer cette interview riche en enseignements, voici les principaux conseils à retenir si vous voulez structurer l'usage de l'IA dans votre organisation :

• ‍Ne pas attendre d'avoir tout cadré avant de se lancer : formez d'abord vos équipes, vous structurerez les pratiques ensuite en fonction de ce qui émerge du terrain

• Expérimenter sur des cas d'usage simples : commencez petit, testez, apprenez, puis montez en complexité progressivement

• ‍Homogénéiser les pratiques sans brider la créativité : l'objectif n'est pas que tout le monde fasse exactement la même chose, mais que tout le monde partage des bonnes pratiques communes

• ‍Privilégier le pragmatisme à la théorie : choisissez des formations opérationnelles, adaptées à votre contexte, pas des grands discours académiques‍

• S'entendre sur des outils partagés : plutôt que de laisser 50 outils différents proliférer, converger vers une palette commune qui fait consensus‍

• Garder son authenticité : l'IA est un assistant, pas un remplaçant. Il faut garder sa touche personnelle, son style, sa pensée‍

• S'appuyer sur des expert·es externes si besoin : même sans DSI, faites-vous accompagner quelques heures pour éviter les erreurs et aller plus vite‍

• Former puis reformer : l'IA évolue très vite, prévoyez des formations de perfectionnement quelques mois après la première session‍

• Faire émerger les usages masqués : beaucoup de gens utilisent déjà l'IA dans leur coin. Plutôt que de l'interdire ou de l'ignorer, accompagnez ces pratiques

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Et vous, où en êtes-vous avec l'IA ?

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Si vous aussi, vous voulez faire passer le cap de votre organisation vers l'IA, le no-code et le travail du futur, que ce soit pour faire vos premiers pas ou pour un accompagnement plus approfondi sur la durée, nous serions ravis d'échanger avec vous.

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Découvrez notre catalogue de formations et d'accompagnements, avec des formats adaptés à tous les profils : décideur·ses, équipes opérationnelles, expert·es techniques...

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Merci à Sylvain Julhes d'avoir pris le temps de partager ce retour d'expérience avec nous. Et bravo aux équipes de Numeum pour cette belle démarche d'adoption de l'IA !