Dans l'univers no-code, les exemples de projets réussis sont toujours source d'inspiration.
Et cette semaine, ce n’est pas le cas d’une entreprise que l’on va vous présenter, mais bien celui d’une collectivité locale : la Communauté d'Agglomération Pau Béarn Pyrénées.
Carole Lassalle, responsable du service "Management des projets numériques" au sein de la Direction du Numérique de cette collectivité, nous a en effet décrit plusieurs processus digitalisés rapidement et efficacement au sein de son organisation à partir de l’outil no-code Ksaar.
💱 Un premier projet dont elle nous a parlé concerne le circuit de validation des bons de commande.
Ksaar leur a en effet permis de fluidifier une partie du processus, en simplifiant l'ensemble du workflow d'approbation. Des étapes clés en amont de l'édition du bon de commande ont été optimisées : la collecte initiale d'informations, ainsi que l'obtention de validations intermédiaires (chefs de service, Directeurs, ...). Au terme du processus, le bon de commande n'est pas émis dans Ksaar, mais dans un outil de gestion des finances dédié. Puis une fois édité, le bon est remis au demandeur via Ksaar.
Auparavant, le processus impliquait une multitude d'échanges de mails et de validations papier - avec les retards, voire les oublis de validation que cela pouvait représenter.
Fait marquant : le projet, qui est aujourd’hui fonctionnel et utilisé par les équipes au quotidien, a été réalisé par un alternant en début de carrière informatique. Il a mis en place tout ceci en s’auto-formant sur Ksaar. Une preuve de plus de l’accessibilité d’outils no-code.
🖼️ Dans un domaine tout aussi important pour la collectivités, un autre projet décrit par Carole était celui du dispositif de l'Education Artistique et Culturelle.
Ici, Ksaar a servi à mettre en place une plateforme de publication des offres d'activités culturelles par la ville, ainsi que de traitement des demandes et de réservation par les enseignants de la maternelle au lycée.
Pour l’année scolaire 2023-2024, 1450 demandes ont été traités via la plateforme. Elles ont été saisies par 484 enseignants, de 138 établissements scolaires.
Ce processus comprend de nombreuses actions. Par exemple, en amont d’une visite du musée des Beaux-Arts, les différentes étapes (désormais gérées dans la solution no-codée) comprennent la création de l’offre, la création des catalogues, les questionnaires aux enseignant·e·s, la commission d’attribution des parcours, le traitement des demandes, le choix des enseignants, l'information aux enseignants, ainsi que les inscriptions au planning des établissements.
La planification des visites, autrefois gérée par téléphone ou par e-mail, avec de multiples échanges, est désormais elle aussi orchestrée via la plateforme. Le projet a été lancé avec l'intention d'aller vite et grâce à l’utilisation d’un outil no-code, l'équipe a pu tenir les délais serrés (en effet, l’équipe a gagné plusieurs mois en temps de traitement).
🏴 Carole a également partagé un troisième cas d'usage édifiant : la gestion des grèves au sein des services publics.
Le défi ici était de taille – décider rapidement de l'ouverture ou fermeture des écoles en cas de grève. Ksaar a permis l'établissement d'un système réactif pour que les grévistes se signalent, puis pour la réaffectation du personnel non-gréviste, et finalement pour la prise de décision quant au fonctionnement des écoles. Les responsables d'établissement utilisent désormais la solution développée pour déclarer la situation de leur personnel demi-journée par demi-journée, optimisant ainsi la distribution des ressources et la communication avec les RH pour les actions à enclencher.
Après avoir fait ses preuves sur le périmètre des écoles, l’usage de la plateforme a même été élargi aux crèches communautaires.
👉 Conclusion et prochaines étapes : forte de ces premiers succès, la Ville de Pau compte continuer à faire développer d’autres solutions avec Ksaar, et échange proactivement avec d’autres collectivités, comme la Mairie d’Asnières par exemple, pour leur partager leurs cas d’usage, voire carrément leur fournir des duplicata des solutions qu’elle a créées pour ses propres besoins.
Un bel exemple donc de partage de solution entre pairs à partir de modèles réalisés puis mis à disposition en no-code, qui permettent de ne pas résoudre deux fois le même problème en développant deux fois une solution similaire. 💎
